Voorzitterschap

Een vereniging, stichting een werkgroep, een projectgroep, een programma-team of een zelfsturend team kan tijdelijk behoefte hebben aan een externe voorzitter. Vanwege ziekte, overlijden. Of omdat er een (cultuur/organisatie)verandering doorgevoerd moet worden. Of omdat er nagedacht moet worden of de voorkeur uitgaat naar een interne of externe voorzitter.Of omdat er onvrede is over de samenwerking in de groep of de resultaten en een externe voorzitter nodig is om de verhoudingen te verbeteren of de resultaten te optimaliseren.

Een groot bedrijf heeft een paar omvangrijke, complexe opdrachten binnengehaald. Om de opdrachten snel uit te kunnen voeren heeft het management een aantal projectteams in het leven geroepen. De teams zijn in korte tijd samengesteld en de opdrachten en de tijdsplanning is helder. De leiding heeft zorgvuldig bekeken wie in staat zijn om het projectleiderschap op zich te nemen. Al vrij snel blijkt dat drie van de vijf projectleiders geen moeite hebben om de dagelijkse leiding te hebben maar het bijzonder lastig vinden om de project-groep-vergaderingen voor te zitten. Tijdens de vergaderingen moeten in een korte tijd besluiten worden genomen. In de projectgroepen zitten kundige maar ook bijzonder eigenzinnige professionals die zich in groepsverband lastig laten leiden. Gezien de urgentie van de opdrachten kiest het bedrijf er voor om mij als externe voorzitter in te huren. Ik leid de wekelijkse project-overleggen van drie projecten gedurende twee maanden. In die twee periode wordt er keihard en doelgericht gewerkt tijdens de overleggen. Voor ieder overleg bespreek ik met de projectleider de agenda door en we maken voor ieder overleg een zgn. beredeneerde agenda. Aan het opstellen van de agenda besteden we veel werk zodat de agenda iedereen vooraf duidelijkheid biedt en ik als voorzitter steun heb aan de agenda tijdens het overleg. Tijdens de evaluatie komen er veel positieve reacties. Men is blij met mijn doelgerichtheid, mijn alertheid, mijn luisterend oor en mijn doortastendheid. De projectleiders gaven aan dat de wijze waarop ik de vergaderingen voorbereidde en begeleidde hen veel inspiratie heeft gegeven voor de manier waarop ze voortaan zelf vergaderingen kunnen voorzitten.

Een team-manager van een organisatie voor maatschappelijk werk belt mij op. Een van zijn maatschappelijk werkers is verantwoordelijk geworden om een zgn. casus -overleg waarin multi-problem besproken en aangepakt worden voor te zitten. Het overleg loopt niet. Er is te weinig structuur en de deelnemers lijken geen respect voor elkaar inbreng, zienswijze en expertise te hebben. De deelnemers aan het overleg hebben samen geconstateerd dat er in hun midden niemand bereid en/of geschikt is om de taak over te nemen. Men wil voor de periode van een half jaar een onafhankelijke voorzitter die de rust herstelt, structuur brengt en samen met alle deelnemers onderzoekt hoe de leiding van het overleg opgepakt kan worden. Ik begeleid het overleg gedurende een aantal maanden. Samen met de deelnemers ontwikkel ik een werkwijze hoe de casussen ingebracht en besproken worden. Er komt duidelijkheid en rust, het is iedereen duidelijk wat de bedoeling is en wat de spelregels zijn. Na 4 maanden is het duidelijk dat de oorspronkelijke voorzitter het stokje weer kan overnemen. De nieuwe aanpak is “geadopteerd” door alle deelnemers waardoor het technisch voorzitterschap een heel ander karakter heeft gekregen. De deelnemers geven aan dat ze mijn scherpzinnigheid, mijn duidelijkheid en doortastendheid als plezierig ervaren hebben.

De secretaris van een beroepsvereniging benadert mij. Binnen de eigen vereniging is geen voorzitter beschikbaar die een verandering kan doorvoeren. Ik neem gedurende meer dan een jaar het voorzitterschap op mij. Ik begeleid de implementatie van “besturen op afstand” , begeleid de werving en selectie van een nieuwe voorzitter en werk deze in.

Voor een middelgrote stad wordt er een wethouder gezocht. Men zoekt naar een onafhankelijke voorzitter van de “sollicitatiecommissie”. Gedurende een aantal maanden zit ik deze commissie voor. Nadat de hele procedure is afgerond is mijn taak klaar.

Een Wmo-raad is op zoek naar een nieuwe voorzitter. Na enkele teleurstellingen wil men het werving- en selectieproces weloverwogen aanpakken. Via via komt men met mij in contact. Ik word voorzitter van de commissie die een nieuwe voorzitter mag zoeken. Ik formuleer met hen een duidelijk profiel en denk na over passende methodes om een voorzitter te werven. Ik bereid samen met een delegatie van de raad de gesprekken voor en formuleer met hen niet alleen passende vragen maar ook criteria  die benut kunnen worden bij de uiteindelijke keuze. Na drie maanden is het proces afgerond en ondersteun ik de voorzitter nog enige tijd op afstand in haar nieuwe rol.