Werkconferenties en retraites

Een werkconferentie is een bijeenkomst waarin gepraat over thema’s die
normaal gesproken niet op de agenda staan. Een werkconferentie heeft
een innovatief, soms ook brainstormend karakter. Een retraite heeft
het karakter van een reflectie/bezinningsbijeenkomst waarin er
aandacht kan zijn voor precaire kwesties, moeilijke vraagstukken of
fragile verhoudingen

Een bestuurder van een grote welzijnsorganisatie is de afgelopen periode geconfronteerd met forse kritiek vanuit de politiek over de werkwijze en de effecten van zijn organisatie. Deze kritiek is hem en zijn medewerkers niet in de koude kleren gaan zitten. Het een en ander heeft de sfeer beïnvloed en sommige medewerkers twijfelen over hun werk nu zij onvoldoende steun van de opdrachtgever ervaren. De bestuurder neemt contact met mij op en nodigt mij uit voor een gesprek waarbij ook een delegatie van de medewerkers aanwezig is. Wij constateren dat er een sessie nodig is waarbij de gevoelens van teleurstelling en frustratie een plaats krijgen en waarbij de negatieve feed back onder de loep wordt genomen. Gezien de urgentie vindt de bijeenkomst snel plaats. Duidelijk wordt dat de medewerkers behoorlijk onzeker zijn geworden. En dat de politiek ten aanzien van een aantal aspecten terechte kritiek heeft geuit. Samen zetten we op een rij welke veranderingen nodig zijn en hoe die doorgevoerd kunnen worden. Na afloop van de sessie bereid ik met de directeur en de bestuursvoorzitter een gesprek met de wethouder voor en bespreken we ook welke initiatieven ontplooid kunnen worden richting de kritische fracties.

Een woningbouwvereniging houdt ieder jaar een zogenoemde ‘belangenhoudersconferentie’ waarin gesproken wordt over belangrijke sociaal maatschappelijke ontwikkelingen. En de gevolgen daarvan voor de vereniging. Samen met de directie en een aantal matschappelijke organisaties bereid ik de bijeenkomst voor. We denken samen na over doelen en inhoud, ik doe suggesties over de opzet en werkvormen. Naast de bewonerscommissie, de Wmo-raad, maatschappelijke organisaties worden ook de wethouder en gemeenteraadsleden uitgenodigd. Ik begeleid de bijeenkomst zorg dat iedereen aan bod komt en dat de discussie gefocust blijft en dat er verdieping plaatsvindt. Waar nodig lever ik inhoudelijke input. Aan het einde zijn er duidelijke conclusies en concrete actiepunten. De aanwezigen geven aan dat ze nieuwe inzichten hebben opgedaan, dat ze mogelijkheden tot samenwerking zien en weten elke stappen ze kunnen zetten. Ze waarderen de open en constructieve sfeer.

Het management van een zorginstelling heeft op zorgvuldige wijze een nieuwe visie ontwikkeld. Om te toetsen of hun lijn aansluit bij de gedachtes van de Raad van Toezicht, de cliëntenraad en het personeel organiseert men een conferentie. Ik begeleid deze conferentie en zorg er voor dat de concept visie via diverse interactieve en creatieve werkvormen verduidelijkt en getoetst wordt. Met een serie aandachtspunten gaat het management naar huis. De deelnemers ervaren dat ze gehoord, gezien en begrepen zijn en vinden dat ze goed geïnformeerd zijn.

Het bestuur van een patiëntenorganisatie wil samen met een aantal opinion leaders een visie en beleidsplan formuleren. Samen met de klant bereid ik de werkconferentie voor, begeleid deze en worden de resultaten geborgd met een schriftelijk advies. Enige maanden na de conferentie evalueer ik samen met een deel van de deelnemers de opbrengsten en bespreken we het vervolgproces.

Een management team is ontevreden over de onderlinge afstemming en de bedrijfsresultaten. Er komt een retraite waarbij het team in alle rust en eerlijkheid relevante zaken onder de loep neemt en kijkt wat anders en beter kan. Aan het einde van de retraite liggen er concrete actiepunten en weet iedereen waar hij/zij vanuit de eigen verantwoordelijkheid mee aan de slag kan.

Een drietal belangenorganisaties komt elkaar bij lobby werkzaamheden regelmatig tegen. Om diverse redenen is het nodig om meer samen op te trekken en elkaar te versterken. Men besluit tot een retraite en roept mijn hulp in. Gedurende een retraite van 1,5 dag wisselt men uit welke doelen, motieven en belangen er spelen. Men komt tot gemeenschappelijke acties en samenwerkingsafspraken. Aan het einde van de bijeenkomst maken we heldere afspraken over het vervolg. Iedereen gaat vol energie naar huis en weet wat hem/haar te doen staat. In de maanden na deze sessie ben ik beschikbaar voor tussentijdse individuele consultatie en komen we bij elkaar voor een tussentijdse evaluatie.