Dag- en technisch voorzitterschap

Soms is een onafhankelijk voorzitter tijdens een vergadering, conferentie of congres nodig. Omdat er in “eigen kring” niemand beschikbaar is die een grootschalige sessie kan begeleiden. Of omdat de “eigen” voorzitter zijn/haar handen vrij wil hebben om zelf actief aan de discussie deel te nemen. Of om te zorgen dat de organiserende partij stressvrij de bijeenkomst kan bijwonen.

Een middelgrote gemeente onderneemt concrete stappen om te zorgen dat de laagdrempelige voorzieningen zoals de kinderboerderij, een koffieochtend voor ouderen en een vrijdagavondinloop voor tieners in stand blijven. De gemeente vindt deze voorzieningen in het licht van alle veranderingen uitermate belangrijk. Uit gemeentelijke onderzoek blijkt dat er verschillende inwoners bereid en beschikbaar zijn om initiatieven te ontplooien om te komen tot nieuwe collectieve voorzieningen. Er wordt een grootscheeps symposium georganiseerd voor inwoners en allerlei organisaties. Doel van het symposium is de genodigden bewust te maken hoe belangrijk laagdrempelige collectieve voorzieningen zijn en met de aanwezigen te doordenken welke voorzieningen ontbreken. Ik bereid samen met een interne projectgroep het symposium door: doelen, effecten, opzet, inhoud, genodigden etc. Mijn achtergrond in de voorlichtingskunde ( wat is er qua communicatie nodig om de doelen te realiseren?) komt hierbij uitermate goed van pas. Samen met de projectgroep bouwen we op een zorgvuldige en doordachte manier aan het programma en later zal blijken dat een goede voorbereiding het halve werk is! Ik denk mee over welke sprekers een bijdrage kunnen leveren en put daarbij uit mijn eigen grote netwerk. Tevens ondersteun ik de wethouder bij het voorbereiden van zijn bijdrage. Ik heb de leiding over de bijeenkomst die uitermate goed bezocht is. Deelnemers prijzen na afloop de goede sfeer, de inspirerende  bijdrages van de sprekers en de duidelijke boodschap van de wethouder. Terugblikkend met de gemeentelijke projectleider constateert zij dat de sessie een belangrijke mijlpaal is in het transformatie proces wat de gemeente heeft gestart.

De wethouder van een middelgrote gemeente organiseert op verzoek van de raad een serie avonden voor burgers om hen bewust te maken van de veranderende, terugtrekkende rol van de overheid. Hij benadert mij en samen met de beleidsmedewerkster onderzoeken we hoe de bijeenkomsten zodanig opgezet en ingericht kunnen worden dat de burgers geïnformeerd en betrokken kunnen worden. We komen tot een opzet die optimaal de interactie stimuleert. Ik denk mee over de manier waarop burgers uitgenodigd kunnen worden. De avonden worden door mij voorgezeten. In alle gevallen gaat het om een gemêleerd publiek. Die niet per definitie enthousiast over een terugtredende lokale overheid. Door mijn voorzitterschap hebben de wethouder, de raadsleden en het ambtelijk apparaat hun handen vrij om goed te luisteren wat er door de aanwezige burgers wordt gezegd. Alle sessies leveren voor de burgers en de gemeente voldoende aanknopingspunten op voor het verder ontwikkelen van hun beleid.

De coördinator van het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) organiseert samen met de medewerker van het vrijwilligerssteunpunt een avond voor alle vrijwilligers die werken met en voor kinderen/jongeren. Er wordt voorlichting gegeven over het CJG. Daarnaast bekijkt men met behulp van een aantal praktijk situaties  men zelf kan doen als er problemen met kinderen/jongeren zijn en wanneer en hoe het CJG hulp kan bieden. Ik bereid de avond inhoudelijk mee voor en zit de bijeenkomst voor.

Diverse organisaties in de eerstelijns zorg en het welzijnswerk wisselen rond een actueel thema gedachtes, ervaringen en ideeën en bepalen waar men samen actie kan ondernemen. Ik begeleid de plenaire sessies en zorg dat de essentie boven water komt. Aan het einde zijn er heldere conclusies, acties en afspraken en weten alle aanwezigen wat hen bindt.

Een beroepsorganisatie heeft een algemene ledenvergadering waar belangrijke beslissingen worden genomen. Het bestuur heeft behoefte aan een onafhankelijke voorzitter die de vergadering in goede banen leidt. Ik fungeer als technisch voorzitter. Het bestuur zorgt voor de inhoudelijke bijdragen. “Lastige” en “kritische”leden krijgen de ruimte een bijdrage te leveren. In de rol van technisch voorzitter zorg ik dat er ruimte is voor vragen, opmerkingen en emoties. Ik geef zorgvuldige en neutrale samenvattingen. Daarnaast formuleer ik eenduidige conclusies en bewaak dat er een evenwichtig, transparant besluitvormingsproces plaatsvindt.

Een aantal huisartsen, fysiotherapeuten , een diëtist en een thuiszorgorganisatie willen samen in gesprek om te onderzoeken of men in een pand kan en wil samenwerken. Ik word ingeschakeld als onafhankelijke voorzitter voor de ronde tafelgesprekken. Ik bemoei mij niet met de inhoud en ben een neutrale partij. Iedere deelnemer kan zich volledig richten op de inhoud. Ik versta de kunst van het lezen van de belangen en de strategie van de deelnemers. Ik stimuleer dat iedereen aan tafel actief blijft en leid ze naar een gezamenlijk doel. Dit alles met een deskundig oog voor de processen en structuren van de vergadering.